個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取扱うことを宣言します。

株式会社　エックス都市研究所
代表取締役　大野　眞里

当社が扱う個人情報の内容、利用目的、提供等について

直接書面以外で取得した個人情報（受託業務で取り扱う個人情報）

  1. 個人情報の内容
    1. クライアントとなる営利・非営利法人ならびに公的法人から預託された個人情報
    2. アンケート・意識調査等回答者の個人情報
    3. 住民説明会や講習会・セミナー等の出席者の個人情報
  2. 個人情報の利用目的
    委託を受けた業務遂行のために利用します。
  3. 個人情報の委託
    当社は、上記の利用目的の範囲内で業務を第三者に委託する場合があります。その場合には十分な個人情報保護の水準を満たすものを選定し、契約等によって保護水準を担保します。
  4. 個人情報の提供
    個人情報の第三者への提供は行いません。

直接書面で取得した個人情報（開示対象個人情報）

  1. 個人情報の内容
    1. 社員の個人情報
    2. 採用応募者の個人情報
    3. 取引先担当者の個人情報
    4. 問い合わせ者の個人情報
  2. 個人情報の利用目的
    1. 社員の個人情報
      • 人事労務管理のため
      • 給与等支払事務のため
      • 社会保険その他各種手続きのため
      • 受託業務履行のため
      • 受託営業活動のため
      • 社内事務処理、事務手続き及び事務連絡のためその他社内サービスの提供のため
    2. 採用応募者の個人情報
      採用者選考・連絡のために利用します。
    3. 取引先担当者の個人情報
      業務遂行のために利用します。
    4. 問い合わせ者の個人情報
      • 問い合わせ者との連絡
      • 個人情報に関するお問合せの内容に応じたご報告内容の送付
      • その他お問合せ内容に応じたご報告内容の送付
  3. 個人情報の委託
    当社は、上記の利用目的の範囲内で業務を第三者に委託する場合があります。その場合には十分な個人情報保護の水準を満たすものを選定し、契約等によって保護水準を担保します。
  4. 個人情報の提供
    1. 社員の個人情報
      官公庁から提出が義務付けられている場合や、顧客から業務遂行能力確認のために提供依頼を受けた場合は、必要な範囲内で個人情報を提供することがあります。
    2. 採用応募者の個人情報
      個人情報の第三者への提供は行いません。
    3. 取引先担当者の個人情報
      個人情報の第三者への提供は行いません。
    4. 問い合わせ者の個人情報
      個人情報の第三者への提供は行いません。

例外事項

当社は、次の各号のいずれかに該当すると認められる場合には、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用することがあります。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意の得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

個人情報の安全管理のために講じた措置

  1. 組織的安全管理措置
    1. 取得、伝送、利用、保管、提供、消去・廃棄の段階での取扱い方法について個人情報の取扱い規程を策定
  2. 人的安全管理措置
    1. 個人情報の取扱いに関する事項について従業者に定期的な研修を実施
  3. 物理安全管理措置
    1. 個人情報を取り扱う区画については従業者の入退室管理及び使用機器の制限を行うとともに権限を有しないものが閲覧できない様な措置を実施
    2. 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類などの盗難又は紛失などを防止するための措置を実施
  4. 技術的安全管理措置
    1. 個人情報データベースの保管場所にはアクセス権限を設定し利用範囲を限定
    2. 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
    3. 個人情報の電磁的な取扱いとして誤送信を防止する仕組みを導入

個人情報の開示等について

当社は、本人から開示対象個人情報について利用目的の通知、開示（第三者提供記録を含む）、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の求めがあった場合には、遅滞なく対応しますとともに、次のとおりその手続き等を定めます。
なお、受託業務で取り扱う個人情報については、委託元に確認のうえ、対応いたします。

  1. 申し出先
    開示等の求めは、下記を窓口とし、電話にて請求していただきます。折り返し「個人情報開示等申請書」を送付いたします。
    個人情報相談窓口担当
    TEL：０３－５９５６－７５００
  2. 開示等の求めに際して提出いただく書類等所定の「個人情報開示等申請書」に必要事項を記入の上、当社宛郵送願います。
  3. 本人又は代理人の確認方法
    1. 当社が保有するご本人の個人情報をもって総合的に判断させていただきます。
    2. 法定代理人の場合は戸籍謄本等を提示していただきます。
    3. 委任代理人の場合は委任状を提出していただきます。
  4. 回答方法
    本人（又は代理人）宛に回答いたします。
  5. 手数料とお支払方法
    個人情報の開示を郵送でご希望の場合は手数料として定形郵便物の郵送料＋簡易書留の料金を頂戴いたします。その他の求めには、手数料はいただきません。なお、調査の結果、当該個人情報がなかった場合、あるいは、「個人情報開示等申請書」にてご提供いただいた情報が極端に少ないために個人情報の特定ができなかった場合でも、手数料は返金いたしかねますのでご了承願います。

個人情報の取扱いに及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情・相談窓口について

個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情・相談については、個人情報相談窓口担当まで申し出ください。

株式会社　エックス都市研究所
総務部　業務支援ユニットリーダー
〒171-0033　東京都豊島区高田二丁目１７番２２号
電話　03-5956-7500　FAX　03-5956-7520
E-mail　expms@exri.co.jp

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