株式会社エックス都市研究所（以下、当社といいます）は、地域・都市計画・環境開発に関する政策や計画立案の調査・研究、住民・企業への意識調査等による情報収集、受託事業から派生する住民説明会や講習会・セミナーを行う事業者として、個人情報を適切に管理することは社会的な責務であるとの認識のもと、個人情報保護に関する方針を次のとおり定め、役員、従業員への徹底を図り、個人情報の保護に努めます。
個人情報の管理
当社は、個人情報を保護、管理する体制を確立し、適切な個人情報の収集、利用および提供に関する社内規程を定め、これを遵守します。
個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他の規範の遵守
当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他規範を遵守します。
個人情報の取得および利用
当社は、個人情報を収集および利用する場合には、利用目的を明確にし、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報を取扱います。
個人情報の提供
当社は、個人情報について、あらかじめご本人から同意をいただいた提供先以外の第三者に提供、開示等は一切いたしません。
個人情報の外部委託
当社は、アンケートの発送や情報処理等の目的で取得した個人情報の取扱いを外部に委託することがあります。その場合は、当社が定めた基準を満たす者を委託者として選定するとともに、個人情報の取扱いに関する契約の締結および適切な監督を行います。
個人情報の安全対策
当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などに関して、予防措置を講ずることにより、個人情報の安全性、正確性の確保を図るとともに、万一の発生時には速やかな是正対策を実施します。
個人情報の苦情・相談への対応
当社は、個人情報の取扱いに関するご本人からの苦情及び相談について対応窓口を設置し、それらを受けた場合に適切、迅速な対応を図ります。
個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、個人情報保護を適切に維持するために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用状況について定期的に監査を実施し、継続的な改善に努めます。
制定日:平成１９年９月１０日 最終更新日：平成２０年７月１日
株式会社 エックス都市研究所 代表取締役 佐伯 直 代表取締役 大野 眞里
個人情報お問い合わせ窓口 （総務部）電話：03－5956－7500 E-mail：expms@exri.co.jp
個人情報の取扱いについて
当社は、個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取扱うことを宣言します。
当社が扱う個人情報の内容、利用目的、提供等について
１．受託業務で取り扱う個人情報
（１）個人情報の内容
① クライアントとなる営利・非営利法人ならびに公的法人から預託された個人情報
② アンケート・意識調査等回答者の個人情報
③ 住民説明会や講習会・セミナー等の出席者の個人情報
（２）個人情報の利用目的
委託を受けた業務遂行のために利用します。
（３）個人情報の預託
当社は、上記の利用目的の範囲内で業務を第三者に委託する場合があります。その場合には十分な個人情報保護の水準を満たすものを選定し、契約等によって保護水準を担保します。
（４）個人情報の提供
個人情報の第三者への提供は行いません。
２．開示対象個人情報
（１）個人情報の内容
①社員の個人情報
②採用応募者の個人情報
③取引先担当者の個人情報
（２）個人情報の利用目的
①社員の個人情報
・人事労務管理のため
・給与等支払事務のため
・社会保険その他各種手続きのため
・受託業務履行のため
・受託営業活動のため
・社内事務処理、事務手続き及び事務連絡のためその他社内サービスの提供のため
②採用応募者の個人情報
採用者選考・連絡のために利用します。
③取引先担当者の個人情報
業務遂行の為に利用します。
（３）個人情報の提供
①社員の個人情報
官公庁から提出が義務付けられている場合や、顧客から業務遂行能力確認の為に提供依頼を受けた場合は、必要な範囲内で個人情報を提供する事があります。
②採用応募者の個人情報
個人情報の第三者への提供は行いません。
③取引先担当者の個人情報
個人情報の第三者への提供は行いません。
３．例外事項
当社は、次の各号のいずれかに該当すると認められる場合には、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用することがあります。
①法令に基づく場合
②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意の得ることが困難であるとき
③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
個人情報の開示について
当社は、本人から開示対象個人情報について利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）の求めがあった場合には、遅滞なく対応しますとともに、次のとおりその手続き等を定めます。
（１）申し出先
開示等の求めは、下記を窓口とし、電話にて請求していただきます。折り返し「個人情報開示等申請書」を送付いたします。
個人情報相談窓口担当
TEL：０３－５９５６－７５００
（２）開示等の求めに際して提出いただく書類等所定の「個人情報開示等申請書」に必要事項を記入の上、当社宛郵送にて４３０円分の切手を同封のうえ郵送願います。
（３）本人又は代理人の確認方法
①当社が保有するご本人の個人情報をもって総合的に判断させていただきます。
②法定代理人の場合は戸籍謄本等を提示していただきます。
③委任代理人の場合は委任状を提出していただきます。
（４）回答方法
本人（又は代理人）の住所宛に、書留郵便にて回答いたします。
（５）利用目的の通知及び開示に関する手数料とお支払方法
「個人情報開示等申請書」を返送いただく際、４３０円分の切手を同封のうえ郵送願います。
個人情報の取扱いに及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情・相談窓口について
個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情・相談については、個人情報相談窓口担当まで申し出ください。
株式会社 エックス都市研究所
個人情報保護管理者
〒171-0033 東京都豊島区高田二丁目１７番２２号
電話 03-5956-7500 FAX 03-5956-7520
E-mail expms@exri.co.jp
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